Como se organizar para renovar seus materiais de escritório

Comece o ano bem organizado!

Com a chegada do período de fim de ano uma das principais dúvidas que podem surgir ao falarmos de organização de empresas para um novo ano é: como estão os níveis de material de escritório da sua organização?

Pode parecer uma pergunta simples, mas essa pode ser uma situação crucial que definirá os primeiros meses de gestão do seu negócio no começo do ano seguinte. Pensando nisso, resolvemos trazer algumas dicas nesse conteúdo do que você precisa ficar atento para que os materiais de escritório não sejam um problema nos primeiros 365 dias do ano. Fique até o final e não perca nada de vista!

Materiais de escritório são tão importantes assim?

Essa pergunta pode parecer simples, mas carrega uma base importante no que diz respeito à funcionalidade de uma organização. Assim como em diversos outros campos da sociedade, as empresas utilizam diariamente materiais de escritório. Seja para a resolução de burocracias, geração de pedidos, reuniões, conversas casuais ou até mesmo importantes definições estratégicas, itens como lápis, canetas, folhas timbradas, envelopes, pastas e diversos outros itens estão ali presentes, muitas vezes não chamando tanta atenção, mas não sendo menos importantes.

Além disso, ninguém deseja perder nenhum cliente pela falta de um material para fechar um bom acordo, contrato, venda ou prestação de serviço, ainda mais no começo do novo ano em que os clientes podem estar dispostos a mudar de fornecedores ou explorar ainda mais o mercado em busca de parcerias fixas e que tragam confiança.

Por isso, mudar a visão da importância de materiais de escritório dentro das empresas pode ser o primeiro passo para não só uma organização mais sólida no ano que virá, como também um sinal de que as coisas são levadas a sério dentro do seu ambiente de trabalho, ou seja, uma empresa respeitável faz o possível para que seu funcionamento não seja atrapalhado por situações como a falta de materiais de escritório. 

Para ficar atento quanto à isso, uma boa análise é importante para entender o que sua empresa possui e o que ela precisa para um novo ano.

Como checar os níveis de material de escritório da minha empresa?

Essa pode ser uma dúvida importante, ainda mais em empresas que utilizam diariamente materiais de escritório. Seja ao enviar memorandos ou papéis de contrato timbrados importantes para serem assinados, pastas e envelopes com orçamentos ou informações confidenciais que serão trocadas entre membros da equipe ou até mesmo a elaboração de kits para novos funcionários, os materiais de escritório estão lá. 

E mantê-los bem geridos no estoque é um ponto fundamental para que o trabalho continue sem problemas. Por isso, coloque em sua rotina um momento especial para checar o estoque da sua empresa. 

Quantas canetas personalizadas estão disponíveis no estoque? Quantas agendas, cadernos e cadernetas estão presentes para serem utilizadas? O estoque de lápis personalizado foi reposto? As folhas timbradas e os envelopes ofício estão em uma quantidade esperada?

Mensurar tais informações e anotá-las por meio de planilhas ou em outras formas de organização fazem com que surpresas não apareçam no decorrer do caminho, mudando a forma que sua empresa é vista não só pelos clientes, como também pelos funcionários que estão presentes diariamente.

Faça checklists: não deixe nada para trás

Os dados estão separados, você entendeu que alguns produtos estão com menos estoque do que outros. Agora é hora de definir uma boa lista de prioridades. O que de fato é importante para o cotidiano da sua organização?

Checklists podem ajudar a ter tudo nos conformes e controlar a forma que você organiza seus materiais, além de enxergar o que ainda precisa ser feito para que essa tarefa seja finalizada com sucesso, garantindo o conforto e tranquilidade da equipe para um novo ano.

Utilize plataformas de organização online, tabelas, lousas, planilhas ou até o bom e clássico caderno de anotações. Todos eles, se utilizados da maneira correta, podem te ajudar a alcançar seu objetivo com mais precisão, evitando retrabalhos, otimizando seu tempo e deixando as coisas ainda mais leves entre os integrantes da equipe.

Organização financeira é tudo!

Você mensurou seus estoques, definiu as prioridades na compra de material com os checklists e está com todas as informações necessárias sobre a sua empresa para cair no mercado e comprar o que for necessário. E agora? 

Bom, esse é o momento de verificar o caixa e entender qual é o real valor que se pode investir em materiais de escritório para o ano seguinte, e um bom planejamento financeiro pode ajudar quanto a isso. Estabeleça prioridades na compra dos materiais de escritório e defina o que não pode faltar em hipótese alguma na renovação dos seus insumos.

Uma cafeteira nova pode ser uma opção interessante para fazer um cafezinho saboroso para toda a equipe, mas dificilmente o trabalho se manterá caso não haja envelopes, adesivos de selagem ou envelopes para o trabalho diário. Nesse momento é necessário ser firme e entender que as outras necessidades podem ser supridas em oportunidades futuras. Se o orçamento é limitado, a organização precisa estabelecer prioridades no processo de compra.

Cuidado com os fornecedores

Assim como escolhemos bem as coisas que compramos para nossa casa e, principalmente, para a nossa alimentação, o mesmo cuidado deve ser tomado na escolha de fornecedores de qualidade para que você não tenha dores de cabeça no momento de definir onde você fará seus novos materiais de escritório.

Muitas vezes escolher apenas pelo preço pode não ser uma boa decisão, causando problemas e dores de cabeça seja com prazos, qualidade ou outras situações desconfortáveis que atrapalhem o funcionamento da sua empresa. Por isso, escolha uma empresa que já está a anos no mercado, escolha a GIV Online!

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